Dane osobowe przetwarzane w ramach funduszów socjalnych

Pracownik chcący skorzystać ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych funkcjonującego w ramach zakładu pracy musi się liczyć z tym, że

W odpowiedzi na pismo Komisji Zakładowej NSZZ Solidarność przy MPK Zduńska Wola Sp. z o.o. z dnia 6 kwietnia 2020 r., w którym Komisja Zakładowa zwraca się do Komisji Socjalnej o „udostępnienie pełnej dokumentacji rozliczeniowej wraz z fakturami
i rachunkami za rok 2019” informuję, iż co do zasady żądanie udostępnienia rozliczenia jest uprawnione.

Natomiast w zakresie udostępnienia dokumentów źródłowych, tj. w tym przypadku faktur i rachunków, zachodzą wątpliwości, czy żądanie powinno zostać uwzględnione ze względu na ochronę danych osobowych pracowników oraz członków ich rodzin.

W pierwszej kolejności należy wskazać na przepis art.  8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r.
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 z późn. zm., dalej ZFŚŚ), określający kryteria przyznawania ulg i świadczeń oraz ustalania wysokości dopłat, zasady przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

W ustępie 1 ww. przepisu ustawa stanowi, że przyznawanie ulgowych usług
i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Z kolei w ustępie 1a wskazuje się, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Jednocześnie Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Co niezwykle istotne Pracodawca przetwarza ww. dane osobowe, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. A zatem nie jest to przetwarzanie nieograniczone w czasie.

W konsekwencji Pracodawca jest zobligowany dokonać przeglądu danych osobowych,
o których mowa w ust. 1a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu, w tym przypadku uzyskania świadczenia z ZFŚŚ.

Z punktu widzenia ochrony danych osobowych istotna regulacja została zawarta w art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS. Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia,
o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Powyższe regulacje zostały uwzględnione w stanowisku Prezesa UODO, które jest następujące: „Żeby przyznać pracownikowi świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał. Pracodawca jest zobowiązany również do dokonywania przeglądu tych danych co najmniej raz w roku.”.

Dalej w stanowisku czytamy: „w celu realizacji tych potrzeb Pracodawca musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Dodany w 2019 roku przepis art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.”.

Jednocześnie administratorzy (pracodawcy), przetwarzając dane osobowe, powinni mieć na względzie zasady określone w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO),
w tym w szczególności zasadę minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być
adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przyjęło się, że adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (w tym przypadku pracodawcy).

W niniejszej sprawie najistotniejsze jest jednak to, że to pracodawca został umocowany do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi natomiast ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Reasumując, o ile nie ma wątpliwości co do podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych pracowników przez pracodawcę (upoważnione przez niego osoby) na potrzeby realizowania świadczeń z zakładowego funduszu socjalnego, o tyle próżno takiej podstawy upatrywać w ustawie o ZFŚŚ dla organizacji związkowej.

Ponadto tak wnikliwe analizowanie rozliczenia ZFŚŚ za dany rok (w zakresie dokumentów źródłowy, np. faktur rachunków, czy nawet oświadczeń), nie mieści się
w uprawnieniach kontrolnych zakładowej organizacji związkowej, zawartych w ustawie z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263 z późn. zm.).

Ustawa o związkach zawodowych w art.  27 stanowi, że zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Przyznawanie świadczeń z funduszu, jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Obowiązujący w Spółce Regulamin przewiduje, że decyzje dotyczące sposobu podziału środków z ZFŚŚ w ramach plan rzeczowo-finansowego oraz przyznawanie indywidualnych świadczeń socjalnych poszczególnych pracownikom podejmuje Komisja Socjalna, którą tworzą przedstawiciele pracowników powołani uchwałą Zarządu Spółki wraz ze Związkami Zawodowymi a zatwierdza Prezes Zarządu.

Czy zatem w takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany jeszcze dodatkowo udostępniać dane, już zweryfikowane przez upoważnionych pracowników, a następnie zatwierdzone przez Komisję Socjalną, do wglądu zakładowej organizacji związkowej w trybie kontroli czy informacyjnie (brak uzasadnienia wniosku z dnia 6 kwietnia 2020 r.).

Z pomocą przyjdzie art. 28 ustawy o związkach zawodowych kształtujący uprawnia informacyjne zakładowej organizacji związkowej. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany udzielić na wniosek zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących:

1)warunków pracy i zasad wynagradzania;

2)działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian;

3)stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia;

4)działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Powyższa regulacja prowadzi do stwierdzenie, że uprawnienia związków do uzyskiwania informacji zostały określone przez ustawodawcę stosunkowo szeroko i nieprecyzyjnie. Nie oznacza to jednak, że są one nieograniczone. Związek może żądać udostępnienia tylko tych informacji, które łączą się z jego działalnością i są niezbędne do jej prowadzenia. Dodatkowo, zgłoszone żądanie należy zawsze ocenić w kontekście ochrony poufności danych i ustalić, czy ujawniając informację działamy w granicach prawa i nie naruszamy praw lub dóbr osobistych jednostki.

Dopiero w przypadku łącznego spełnienia wszystkich ww. warunków, żądaną informację będzie można udostępnić.

Zawsze, gdy informacje przekazywane związkom zawierać będą dane osobowe, zastosowanie znajdą obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych – w tym RODO.

Co do zasady, pracodawca będzie administratorem tych danych i będzie je udostępniał w  ramach ciążących na nim obowiązków prawnych, tj. wykonywania ustawowych
obowiązków informacyjnych wobec związków. Powinno to znaleźć odzwierciedlenie w wewnętrznej dokumentacji RODO i klauzulach informacyjnych, którymi operuje.

Udostępnione dane związek będzie przetwarzał do własnych celów i własnej odpowiedzialności, w związku z czym stanie się ich niezależnym administratorem, na którym spoczywać będą analogiczne obowiązki.

Biorąc pod uwagę powyższe założenia, pracodawca będzie musiał każdorazowo ocenić, czy żądanie organizacji związkowej mieści się w ramach posiadanych informacyjnych,
ponadto czy nie narusza obowiązujących przepisów prawa, w tym przede wszystkim ochrony danych osobowych, a także dóbr osobistych.

W analizie niniejszej sprawy może być pomocna uchwała Sądu Najwyższego z dnia 16 lipca 1993 r. (sygn. I PZP 28/93, OSNC 1994, Nr 1, poz. 2), w której Sąd rozstrzygnął, że uprawnienie do kontrolowania przez związki przestrzegania prawa pracy i zasad wynagradzania pracowników nie uprawnia ich do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia konkretnego pracownika. Co więcej, ujawnienie takiej informacji bez zgody pracownika może stanowić naruszenie jego dobra osobistego i nieuzasadnione (bez podstawy prawnej i wymaganej zgody) udostępnienie danych osobowych.

Jednocześnie nie powinno ulegać wątpliwości, że związek w obszarze wynagrodzeń może uzyskać dostęp np. do zbiorczego zestawienia wysokości otrzymywanego przez pracowników wynagrodzenia (z podziałem np. na zajmowane stanowiska, płeć lub inne okoliczności). Informacje takie należy przekazać  w odpowiednim stopniu ogólności – tak, by nie można było przypisać konkretnych kwot do określonych osób.

Chcąc zastosować powyższe orzeczenie w niniejszej sprawie należy uznać, że informacja zawierająca rozliczenie środków zakładowego funduszu za dany rok, chociażby ze wskazaniem, kwot przekazanych na określone formy wsparcia socjalnego będzie podlegała udostępnieniu zakładowej organizacji związkowej. Natomiast szczegółowa dokumentacja zawierająca dane osobowe poszczególnych pracowników, czy to w formie faktur, rachunków, zaświadczeń i oświadczeń nie powinna znajdować się w kręgu zainteresowań organizacji związkowej nie jest niezbędna do prowadzenia działalności związkowej.